Follow-Up Inteligente: o passo a passo

A pesquisa da Invesp mostra que 80% das vendas só fecham depois de 5 cobranças, mas 44% dos vendedores desistem no primeiro não, e quase metade nunca cobra o lead uma vez sequer. É o funil furado: você paga pra encher em cima e ele vaza embaixo.

A boa notícia: cobrar lead é a tarefa mais fácil de delegar pra IA que existe, porque a informação já está toda no seu CRM. Aqui vai o passo a passo do jeito que a gente roda na Expert.

O que você precisa

• Seu CRM de sempre (Pipedrive, HubSpot, RD, ClickUp, até planilha serve pra começar)
• Uma conta no Claude (o plano pago dá conta do volume de uma operação pequena)
• 30 minutos de setup

Passo 1: dê acesso de leitura ao seu funil

Exporte do CRM (ou conecte direto, se a ferramenta tiver integração com o Claude) os campos que importam: nome, etapa do funil, data do último contato e o histórico de conversa. A IA não precisa de acesso total, só de leitura desses campos.

Passo 2: defina a regra de "lead esfriado"

Escreva em uma frase o seu critério. Exemplo real: "lead em proposta sem resposta há mais de 3 dias, ou lead em negociação parado há mais de 7". Esse critério vira a primeira linha do seu prompt. Sem critério explícito a IA cobra todo mundo, e cobrar todo mundo é spam.

Passo 3: o prompt da rotina diária

Cole este modelo e ajuste:

Você é o assistente comercial da [empresa]. Todo dia de manhã:
1. Leia a lista de negócios abertos e encontre os que batem na regra:
   [sua regra de lead esfriado]
2. Ordene por valor do negócio e tempo parado (maior valor + mais tempo primeiro).
3. Para os 10 primeiros, escreva uma mensagem de WhatsApp curta e pessoal:
   - retome o último assunto da conversa (nunca "passando pra saber se viu")
   - traga um motivo novo pra responder (informação útil, prazo, novidade)
   - no meu tom de voz: [cole 2-3 mensagens suas de exemplo]
4. Me entregue a lista: nome, motivo da prioridade e a mensagem pronta.

Passo 4: revise e envie

A IA prepara, você aprova. Os primeiros dias, ajuste o tom das mensagens que ela errar (cole a versão corrigida de volta no prompt como exemplo). Em uma semana ela acerta o tom na primeira.

Passo 5: rode todo dia

O ganho não está na mensagem perfeita, está na constância: o vendedor esquece, a IA não esquece nunca. Coloque a rotina no começo do dia comercial, antes das reuniões.

Erros que matam o follow-up

• Cobrar sem contexto ("oi, tudo bem? viu minha proposta?"): a taxa de resposta despenca.
• Cobrar todo mundo de uma vez: queima a base. Melhor 10 por dia, bem escolhidos.
• Desistir no segundo não: a estatística diz que a venda está entre a quarta e a quinta cobrança.

Fonte dos números: pesquisa de follow-up da Invesp (invespcro.com). Esse fluxo é o conceito da aula "Automações Comerciais: Follow-Up Inteligente" da mentoria Expert Integrado.